Hiện nay, các buổi workshop thường được diễn ra ở các doanh nghiệp thường xuyên với nhiều hình thức khác nhau. Việc tổ chức workshop thành công giúp xây dựng được lòng tin và uy tín cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên trước đó bạn phải lên kế hoạch để chuẩn bị cho rất nhiều thứ như: chi phí, thời gian, địa điểm, nguồn lực thực hiện,…
Cùng Work Easy tìm hiểu toàn bộ các bước để lên kế hoạch tổ chức workshop hiệu quả, theo thông tin bài viết bên dưới bạn nhé!
1. Xác định mục tiêu tổ chức workshop
Khi lên kế hoạch tổ chức buổi workshop, bạn cần xác định được mục tiêu của buổi workshop là gì? Bạn muốn đạt được những điều gì từ buổi workshop này? Khi đã xác định được mục tiêu, thì tiến hành các bước liên quan như: lập kế hoạch, chọn địa điểm, ngân sách,… cũng sẽ dễ dàng hơn.
Một số hình thức tổ chức workshop phổ biến, bạn có thể biết đến như:
- Workshop chia sẻ kiến thức: Workshop này sẽ giúp người tham gia hiểu rõ hơn về những chủ đề và cập nhật những kiến thức mới được nghiên cứu thực hiện gần đây.
- Workshop thực hành kỹ năng: Buổi workshop cho phép người tham gia học tập và áp dụng kiến thức vào thực tế, để phát triển kỹ năng của mình thông qua các hoạt động thực hành, bài tập, trò chơi.
- Workshop tạo mối quan hệ xã hội: Mục tiêu của buổi workshop là tạo điều kiện cho người tham gia giao lưu, kết nối và xây dựng các mối quan hệ xã hội.
- Workshop sáng tạo: Mục tiêu chính là khuyến khích sự sáng tạo và tăng cường tư duy đổi mới của người tham gia, thông qua tương tác và thực hành.
2. Xác định đối tượng tham gia
Xác định đối tượng tham gia cũng là một yếu tố quan trọng khi tổ chức workshop. Điều này giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của họ về những vấn đề quan tâm, từ đó có thể lựa chọn và tùy chỉnh nội dung cho buổi workshop được phù hợp và thu hút hơn.
Bên cạnh đó, việc xác định đối tượng sẽ giúp bạn lựa chọn được môi trường thích hợp để tổ chức workshop. Bạn có thể cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố như: tuổi tác, giới tính, trình độ và kinh nghiệm để đảm bảo rằng mọi người hào hứng tham gia và đóng góp ý kiến.
Ngoài ra, bạn còn lựa chọn được phương pháp tổ chức buổi workshop tương đồng với tính chất buổi workshop. Ví dụ như một số bạn trẻ có thể thích phương pháp thực hành, thảo luận. Ngược lại các đối tượng khác thích tổ chức theo kiểu truyền thống, chia sẻ kiến thức.
3. Lên kế hoạch nội dung tổ chức workshop
Nội dung là phần cốt lõi để có thể tổ chức một buổi workshop thành công nhất. Do vậy bạn phải đầu tư thời gian để lên kế hoạch và nghiên cứu rất kỹ lưỡng nhiều vấn đề, để có thể đưa ra được bản thảo nội dung hay và thu hút người tham gia nhất. Một số yếu tố khi lên nội dung tổ chức workshop có thể biết đến như:
- Phân định thời gian: Xác định thời lượng buổi workshop và phân chia thời gian cho các phần nội dung khác nhau. Điều này có thể kiểm soát được thời gian và đảm bảo đủ để sắp xếp và trình bày, tổ chức buổi workshop được chỉn chu.
- Xác định nội dung chính: Chia nội dung chính của buổi workshop thành nhiều phần nhỏ, giúp tổ chức thông tin một cách logic và dễ hiểu.
- Chuẩn bị tài liệu và công cụ: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho buổi workshop, bao gồm: bài giảng, bài thực hành, tài liệu tham khảo, các công cụ liên quan.
4. Lựa chọn địa điểm và thời gian
Bạn nên chọn địa điểm tổ chức buổi workshop ở khu vực trung tâm, để thuận tiện hơn cho việc di chuyển của người tham gia. Bên cạnh đó không gian tổ chức workshop cần đảm bảo được sự thông thoáng, có đầy đủ chỗ ngồi, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, có thể linh hoạt tổ chức các hoạt động tương tác.
Ngoài ra, việc lựa chọn thời gian hợp lý sẽ giúp người tham dự được đầy đủ hơn. Bạn có thể tổ chức workshop vào những ngày cuối tuần, tránh lựa chọn những giờ cao điểm, những ngày dự báo thời tiết có mưa,…
5. Lên kế hoạch ngân sách và phân bổ nguồn lực
Để lên kế hoạch về ngân sách và phân bổ nguồn lực tổ chức workshop, bạn có thể xem xét những yếu tố sau:
- Xác định nguồn tài chính: Xác định nguồn tài chính có sẵn cho buổi workshop, có thể bao gồm: nguồn tài trợ, nguồn lực công ty,…
- Xác định các chi phí thiết yếu: Liệt kê ra những chi phí thiết yếu như: thuê địa điểm, trang thiết bị, quảng cáo, diễn giả, teabreak (nếu có) và các chi phí liên quan khác,…
- Lên kế hoạch tổng chi phí: Lên kế hoạch tổng các chi phí cần chi trả, sau đó xem lại nguồn lực có đủ đáp ứng hay không, để có kế hoạch dự phòng khi cần thiết.
- Xem xét các lựa chọn tiết kiệm: Bạn có thể tận dụng các nguồn lực có sẵn để tối ưu chi phí. Ví dụ như: tìm nhà tài trợ, đối tác, sử dụng công nghệ trực tuyến, chi phí vận chuyển, cho thuê địa điểm,…
- Ưu tiên nguồn lực sẵn có: Bạn có thể ưu tiên các nguồn lực sẵn có, điiều này giúp bạn phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
6. Chọn đơn vị thuê địa điểm tổ chức workshop uy tín
Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức workshop và cần thuê không gian, thì nên nghiên cứu và tìm hiểu các đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức workshop uy tín. Bạn có thể tìm hiểu các ý kiến và đánh giá từ người thuê trước đó, hoặc tham gia ý kiến từ những người quen đã từng thuê. Điều này giúp bạn có thể lựa chọn đơn vị cho thuê không gian workshop uy tín, chất lượng, giá thành hợp lý.
Hy vọng với những thông tin bài viết trên, bạn sẽ có thêm kinh nghiệm cho việc lên kế hoạch để tổ chức workshop chỉn chu và hiệu quả nhất. Nếu bạn đang tìm các giải pháp cho thuê văn phòng, hãy để Work Easy trở thành đơn vị đồng hành cùng bạn nhé!
Nhận xét
Đăng nhận xét